Tıbbi Arşiv Müdürlüğü

Tıbbi Arşiv Müdürlüğü

Tıbbi kaynaklar, 1975 ve 1992 yılları arasında B Blok’ta bulunan bir arşivde muhafaza edilmekteydi. 1992 yılında ise Paris Caddesi’nde bir mekan kiralandı ve mekan, çelik katlar döşenerek arşive dönüştürüldü. 1999 yılında arşiv, A Blok’a -eksi 4’teki şu anki arşivin bulunduğu yere- taşındı. Mekan değişimi ile birlikte özel çelik katlar yapıldı, dosyalama sistemi ve dosya tasarımı yeniden tasarlandı ve böylece arşivleme sistemi yeniden yapılandırıldı.

2004 yılında arşiv, 2000 yılı öncesi ve 2000 yılı sonrası olarak ikiye ayrılmakta ve iki ayrı merkezden yönetilmekteydi. Aynı zamanda 2004 yılına kadar hekimler ve diğer çalışanlar, hasta bilgilerini manuel olarak doldurmaktaydı. Manuel olarak doldurulan evraklar hasta hizmetleri ve hasta danışmanları tarafından dosyalanıp arşive konulmaktaydı. 2004 yılının 6. Ayında “Cerebrum” sitemine geçilmesiyle hekimler ve ilgili çalışanlar, hastane bilgilerini ve istem kağıtlarını bilgi sistem üzerinden yapmaya başladı. Bu sistem değişikliği ile birlikte bilgiye ulaşım hızlandı. Aynı zamanda sistem değişikliğiyle 2004 yılı öncesi hekimlerin manuel olarak görüntüledikleri radyoloji ve laboratuvar görüntülerinin, dijital ortamda görüntülenebilmesi sağlandı. Doğum defterleri ise hala manuel olarak saklanmaktadır. Aynı zamanda doğum, ameliyathane, tüp bebek ve laboratuvar defterleri manuel olarak doldurulmaktadır.

Hasta ve fiziki dosya sayısının sürekli artış göstermesi, Tıbbi Arşiv Müdürlüğünün her dönem mekânsal sıkıntı yaşamasına neden olmuştur. Bu nedenle dosyalar, farklı mekanlarda saklanmaktadır. Güven Hastanesine 2000 yılı öncesi gelen hastaların dosyaları, Güven Çayyolu Sağlıklı Yaşam Kampüsü’nde; 2000 yılı sonrası hastaların dosyaları ise A Blok’ta bulunan arşiv odasında saklanmaktadır. Ayrıca, güncel olmayan fakat hızlı bir şekilde ulaşılması gereken dosyalar Şimşek Sokak’ta bulunan bir arşivde muhafaza edilmektedir.

Tıbbi Direktörlük bünyesine bağlı Tıbbi Arşiv Müdürlüğü; dosyaların yasal olarak 20 yıl saklanması koşulu olmasına rağmen, 1986 yılından bu yana tüm dosyaları arşivde muhafaza etmektedir. Doğum defterleri ve ameliyat defterleri ise 1975 yılından bu yana arşivde saklanmaktadır. Ayrıca 1975 yılına ait hastaların doğum raporları tekrar düzenlenebilmektedir. Bu nedenle Tıbbi Arşiv Müdürlüğü; hastalardan gelen herhangi bir talepte, hızlı bir şekilde arama tarama işlemi yaparak, talep edilen raporu hastaya teslim edebilmektedir.